Ekstrakcja danych z dokumentów, żeby nikt już nie przepisywał faktur ręcznie Ktoś w zespole każdego dnia otwiera PDF-y faktur, umów albo formularzy i ręcznie przepisuje z nich numery, kwoty i daty do systemu. Robi to uważnie, ale przy trzydziestym dokumencie tego samego dnia jedna cyfra w końcu się pomyli.
Gotowe do publikacji bez danych od klienta. --- # Ekstrakcja danych z dokumentów, żeby nikt już nie przepisywał faktur ręcznie
Ktoś w zespole każdego dnia otwiera PDF-y faktur, umów albo formularzy i ręcznie przepisuje z nich numery, kwoty i daty do systemu. Robi to uważnie, ale przy trzydziestym dokumencie tego samego dnia jedna cyfra w końcu się pomyli.
Faktury przychodzą mailem, w różnych formatach, od różnych dostawców — jedna ma tabelę pozycji na górze, druga na dole, trzecia w ogóle nie ma tabeli, tylko opis. Ktoś musi to wszystko otworzyć, znaleźć właściwe liczby i przepisać je do systemu księgowego czy ERP.
Przy niewielkiej skali to działa. Przy większej liczbie dokumentów miesięcznie ktoś zaczyna spędzać na tym całe dni, a błędy — pomylona kwota, źle odczytany numer NIP — wychodzą dopiero przy rozliczeniu, kiedy poprawienie kosztuje więcej niż samo przepisanie.
Automatyzujemy odczyt danych z dokumentów i wprowadzanie ich do Twojego systemu — z oznaczeniem przypadków niepewnych do sprawdzenia przez człowieka, zamiast cichego zgadywania.
Łączymy rozpoznawanie tekstu (OCR) z modelem językowym, który rozumie kontekst dokumentu — potrafi odróżnić numer faktury od numeru zamówienia, nawet w nietypowym układzie. Każde wyodrębnione pole ma przypisany poziom pewności; przypadki poniżej progu trafiają do kolejki do ręcznej weryfikacji. Dane wrażliwe przetwarzamy w UE albo lokalnie na Twojej infrastrukturze, z NDA podpisanym przed startem.
Czego nie robimy: nie oferujemy gotowego rozwiązania „z pudełka", które radzi sobie tylko z jednym, ustandaryzowanym formatem i psuje się przy pierwszym wyjątku.
To nowa linia usług — nie mamy jeszcze zakończonych wdrożeń, którymi moglibyśmy się pochwalić, i mówimy to wprost. Pierwsze wdrożenia prowadzimy jako pilotaż na warunkach preferencyjnych, w zamian za prawo do opisania wyniku jako materiał referencyjny.
Wdrożenie obejmuje jeden typ dokumentu na start — każdy kolejny wyceniamy osobno, bo wymaga własnego dopasowania.
Cena zależy od liczby różnych układów dokumentów, liczby pól do wyodrębnienia i złożoności integracji z docelowym systemem. Kwotę znasz po analizie próbki, nie przed nią.
Próg dokładności przed produkcją. Ustalamy go na Twojej próbce — jeśli rozwiązanie go nie osiąga, nie przełączamy procesu w tryb produkcyjny.
Kolejka ręcznej weryfikacji. Każdy przypadek poniżej progu pewności trafia do sprawdzenia przez człowieka, nie znika w systemie bez śladu.
Poufność danych. Przetwarzanie w UE albo lokalnie, z NDA podpisanym przed analizą Twoich dokumentów.
Wdrożenie wymaga analizy próbki i okresu wdrożenia próbnego — realny czas zależy od liczby wariantów układu dokumentu, im więcej, tym dłuższa faza dopasowania.
Wyślij próbkę dokumentów (zanonimizowaną w razie potrzeby) i informację, do jakiego systemu mają trafić dane — odpiszemy w kilka dni roboczych z oceną wykonalności i kwotą.
Każdy miesiąc ręcznego przepisywania to godziny zespołu, których nie odzyskasz, i rosnące ryzyko, że kolejny błąd w kwocie faktury będzie kosztować więcej niż całe wdrożenie.
Automatyczny odczyt jednego typu dokumentu, z progiem pewności ustalonym na Twojej próbce · przypadki niepewne trafiają do ręcznej weryfikacji · dane przetwarzane w UE albo lokalnie, z NDA · integracja z Twoim systemem · kwotę znasz po analizie próbki dokumentów.
Najczęściej faktury, umowy, formularze zgłoszeniowe i podobne dokumenty o powtarzalnej, choć niejednolitej strukturze. Zaczynamy od jednego typu.
Trafiają do kolejki ręcznej weryfikacji na podstawie progu pewności — nie są wprowadzane do systemu bez sprawdzenia przez człowieka.
Do analizy i testów wystarczy zanonimizowana próbka — pełne dane produkcyjne pozostają u Ciebie, chyba że ustalimy inaczej na piśmie.
Zależy od liczby wariantów układu i czasu, jaki dziś zajmuje ręczne przepisywanie — sprawdzamy to razem podczas analizy próbki.
Nowy, wcześniej niewidziany układ trafia do kolejki ręcznej weryfikacji jako przypadek niepewny, dopóki nie dostroimy rozwiązania do nowego wzoru.