Pracownik zadaje pytanie w oknie czatu, obok szafa z segregatorami firmowych dokumentów.

Asystent / chatbot wiedzy firmowej

Chatbot, który zna Twoje procedury, a nie ogólną wiedzę z internetu Nowy pracownik pyta o urlop na żądanie trzeci raz w tym tygodniu — nie dlatego, że nie czytał, tylko dlatego, że procedura leży w pliku sprzed kilku lat, w folderze, o którym nikt mu nie powiedział. Ten sam schemat powtarza się przy pytaniach o rozliczenie delegacji, dostęp do systemu czy proces reklamacji. Asystent, który odpowiada na podstawie Twoich dokumentów, kończy to pytanie raz na zawsze.

Gotowe do publikacji bez danych od klienta. --- # Chatbot, który zna Twoje procedury, a nie ogólną wiedzę z internetu

Nowy pracownik pyta o urlop na żądanie trzeci raz w tym tygodniu — nie dlatego, że nie czytał, tylko dlatego, że procedura leży w pliku sprzed kilku lat, w folderze, o którym nikt mu nie powiedział. Ten sam schemat powtarza się przy pytaniach o rozliczenie delegacji, dostęp do systemu czy proces reklamacji. Asystent, który odpowiada na podstawie Twoich dokumentów, kończy to pytanie raz na zawsze.

W firmie krąży wiedza, której nikt nie ma zebranej w jednym miejscu: procedury w jednym narzędziu, instrukcje w mailach, cenniki w arkuszu, regulaminy w plikach na dysku współdzielonym. Nowy pracownik uczy się tego przez pytania — do przełożonego, do HR, do kogokolwiek, kto akurat jest pod ręką.

Im więcej osób w zespole, tym częściej pada to samo pytanie, i tym więcej godzin osób doświadczonych schodzi na powtarzanie tego, co już raz opisały w dokumencie, którego nikt nie czyta.

Indeksujemy Twoje dokumenty — procedury, regulaminy, instrukcje, wewnętrzne FAQ — i budujemy asystenta, który odpowiada wyłącznie na ich podstawie, z odesłaniem do źródłowego dokumentu. Jeśli odpowiedzi nie ma w dokumentach, asystent mówi to wprost, zamiast zgadywać.

Budujemy asystenta na Twoich dokumentach, nie na ogólnej wiedzy modelu z internetu — dzięki temu każdą odpowiedź da się prześledzić do konkretnego akapitu konkretnego pliku. Dostęp do wiedzy możemy ograniczyć według działu, więc kadry nie zobaczą procedur finansowych, a handlowiec nie dotrze do wewnętrznych regulaminów HR.

Czego nie robimy: nie podłączamy asystenta do ogólnego internetu, żeby „dogadywał” odpowiedzi, których nie ma w Twoich dokumentach. Wolimy uczciwe „nie mam tej informacji” niż wiarygodnie brzmiący, zmyślony fakt.

Okno czatu z jasną informacją o braku odpowiedzi zamiast zmyślonej treści.

Co z tego masz

  • Mniej powtarzalnych pytań do zespołuOsoby doświadczone przestają być żywą wyszukiwarką procedur — pytania trafiają do asystenta, nie do kalendarza kolegi z zespołu.
  • Nowi pracownicy samodzielni szybciejOdpowiedź na pytanie proceduralne jest dostępna od razu, o dowolnej porze, bez czekania, aż ktoś znajdzie chwilę.
  • Jedna spójna odpowiedź, niezależnie kto pytaDwie osoby pytające o to samo dostają tę samą odpowiedź opartą na tym samym dokumencie — nie zależy to od tego, kogo akurat złapią na korytarzu.

To nowa linia usług — nie mamy jeszcze opublikowanych wdrożeń, którymi moglibyśmy się pochwalić, i mówimy to wprost zamiast wymyślać referencje. Pierwsze wdrożenia prowadzimy na warunkach preferencyjnych, w zamian za prawo opisania efektu, bez danych klienta, jako case referencyjny.

Zakres i cennik

Zakres obejmuje jedną bazę wiedzy — jeden zestaw dokumentów firmowych, z których korzysta asystent.

  1. Audyt dokumentów. Sprawdzamy, jakie dokumenty nadają się do zaindeksowania i czy są ze sobą spójne.
  2. Budowa asystenta. Indeksujemy dokumenty i łączymy je z modelem odpowiadającym na pytania.
  3. Test na pytaniach zespołu. Sprawdzamy odpowiedzi na realne pytania, zanim trafią do wszystkich pracowników.
  4. Wdrożenie i szkolenie. Podłączamy asystenta do kanału, z którego zespół korzysta na co dzień, i pokazujemy, jak z niego korzystać.

Cena zależy od liczby i objętości dokumentów, liczby działów z osobnym dostępem oraz tego, czy potrzebna jest integracja z komunikatorem firmowym. Kwotę znasz po audycie dokumentów, nie przed nim.

Diagram czterech kroków: audyt dokumentów, budowa asystenta, test, wdrożenie i szkolenie.

Nasze gwarancje

Próg skuteczności ustalasz Ty. Przed startem ustalamy, jaki odsetek pytań testowych asystent musi obsłużyć poprawnie, żeby wdrożenie miało sens.

Dane pod kontrolą. Twoje dokumenty nie trafiają do żadnego zewnętrznego zbioru treningowego — służą wyłącznie do odpowiadania na pytania w Twojej instancji.

Kod i konfiguracja w Twoim repozytorium. Pipeline indeksowania i konfiguracja asystenta trafiają do repozytorium, które kontrolujesz Ty, nie my.

Dostępność terminów

Ten sam zespół, który buduje asystentów wiedzy, prowadzi też pilotaże i wdrożenia pozostałych usług automatyzacji — dlatego liczba nowych projektów w danym miesiącu jest ograniczona.

Zamów asystenta wiedzy firmowej

Wyślij informację, jakie dokumenty chcesz zaindeksować i ile osób ma z nich korzystać — odpiszemy w kilka dni roboczych z zakresem prac i konkretną kwotą.

Co tracisz, czekając

Każdy miesiąc bez asystenta to miesiąc, w którym te same pytania nadal pochłaniają czas najbardziej doświadczonych osób w zespole — czas, którego nie da się odzyskać.

W skrócie

Asystent odpowiadający wyłącznie na podstawie Twoich dokumentów · dostęp do wiedzy ograniczony według działu · test na realnych pytaniach przed wdrożeniem · próg skuteczności ustalony przed startem · dane i kod pod Twoją kontrolą.

Najczęściej zadawane pytania

Czy asystent może odpowiadać spoza naszych dokumentów?

Nie — odpowiada wyłącznie na podstawie zaindeksowanych dokumentów. Jeśli odpowiedzi tam nie ma, mówi to wprost, zamiast szukać jej gdzie indziej.

Co się dzieje, gdy zmieniamy procedurę?

Aktualizujesz dokument źródłowy, a my ponownie go indeksujemy — asystent odpowiada według najnowszej wersji, nie tej sprzed aktualizacji.

Czy różne działy widzą różny zakres wiedzy?

Tak, jeśli tego potrzebujesz — dostęp można ograniczyć tak, żeby dział kadr nie widział procedur finansowych i odwrotnie.

Jak długo trwa zaindeksowanie naszej dokumentacji?

Zależy od liczby i formatu dokumentów — uporządkowana dokumentacja w jednym miejscu indeksuje się szybciej niż pliki rozproszone w wielu formatach.

Czy asystent działa w komunikatorze, którego już używamy?

Najczęściej tak — podłączamy go do kanału, z którego zespół korzysta na co dzień, zamiast budować kolejną osobną aplikację.

Co jeśli pytanie dotyczy tematu spoza zaindeksowanych dokumentów?

Asystent odpowiada, że nie ma tej informacji w dostępnych dokumentach, zamiast zgadywać na podstawie ogólnej wiedzy.